Poslovni savjeti: Kako organizirati dijeljene uredske stolove i hibridne sastanke

Rad od kuće nekoliko dana tjedno može imati svoju cijenu: ustupanje svojeg uredskog prostora drugima. "Quid pro quo cijena veće fleksibilnosti je da više nemate prostor koji je samo vaš", izjavio je Nick South, partner u poduzeću Boston Consulting Group. Prostor je na cijeni u uredima smanjene kvadrature, što je posljedica pandemije bolesti COVID-19 – došlo je vrijeme za dijeljenje uredskih stolova (engl. hot desking).

Dijeljenje stolova u početku je bila sudbina uglavnom posjetitelja, privremenih radnika i radnika na nepuno radno vrijeme, iako su naprednije tehnološke tvrtke i startupi odmah prigrlili takav način rada. U posljednje vrijeme cijele uredske zgrade prelaze na dijeljenje uredskih prostora.

Radnici u uredima nisu oduševljeni. "Ljudi žele sjediti na poznatom mjestu, okruženi ljudima s kojima rade i s kojima su u dobrim odnosima", pojašnjava Christine Armstrong iz kompanije za istraživanje uredske kulture Armstrong & Partners iz Winchestera u Engleskoj. "Svako dobronamjerno tehnološko rješenje kojim se konsolidira prostor i miješa osoblje neizbježno će naljutiti radnike – pa će ga izbjegavati upravo oni radnici za koje se nadate da će ga iskoristiti." Sljedećih sedam metoda pomoći će vašem osoblju da prigrli dijeljene uredske prostore:

Zatražite povratne informacije

Za početak, upitajte zaposlenike što očekuju od dijeljenja uredskog prostora, učestalo provjeravajte što funkcionira, a što ne. Proučite sve prijedloge, od premještanja ventilatora na drugom katu do preuređenja cijelog sustava za rezerviranje stolova. "Ljudi imaju osjećaj da je to nešto što poduzeće radi zajedno, a ne da im uprava nameće nešto što će utjecati na njihovu dobrobit", smatra Suzanne Marshall, voditeljica odjela za kliničke strategije u konzultantskom poduzeću specijaliziranom za dobrobit zaposlenika GoodShape iz Londona.

Postavite pravila za dijeljenje stolova

Dobro je imati pravila. "Donesite vrlo jasne politike i smjernice o rezervaciji radnog prostora, upotrebi zajedničkih resursa, čišćenju", kaže South. Zatim se pozabavite bontonom. Je li u redu rezervirati dva stola? Mogu li zaposlenici zauzeti rezerviranu prostoriju ako je ona prazna? "Potrebno je izgraditi snažnu kulturu koja podrazumijeva bonton u vezi s rezerviranjem, fleksibilnost i svijest radnika da je pravila potrebno poštivati."

Izgradite kvartove

Kad pomiješate ljude koji inače ne bi sjedili zajedno, dolazi do inovacija. Međutim, potrebno im je zadati zajednički cilj. Inače se mogu osjećati otuđenima ako sjede 15 redova podalje od poznatih lica. "Je li marketingu stvarno stalo do mišljenja pravnog tima? Vjerojatno ne, ali marketing mora razmišljati o prodajnom timu", kaže Janet Ahn, voditeljica odjela za znanost o ponašanju u tvrtki za poslovno savjetovanje MindGym iz Atlante. "Neka dijeljenje radnog prostora ima određenu svrhu."

Bloomberg Businessweek Adria

Pravila rezerviranja

Uvijek će postojati netko tko će rezervirati stol na šest mjeseci, a onda ga neće koristiti. Kako biste to izbjegli, programirajte aplikaciju za rezerviranje tako da oslobodi prostor ako se osoba koja ga je rezervirala nije prijavila. S druge strane, nastaje kaos ako dopustite radnicima da rezerviraju stol samo nekoliko sati unaprijed. "Ljudi su teritorijalni, ponašaju se kao pleme", tvrdi Armstrong i predlaže sustav koji omogućuje rezerviranje na tjednoj osnovi. "Dajte ljudima dovoljno predvidljive obrasce, a zatim postavite timove u prostore i neka rade zajedno."

Novi oblik uredskog prostora

Nisu samo stolovi na cijeni u uredu. "Potrebna je tišina za fokusiran rad, potrebne su zone za suradnju, potrebne su prostorije za sastanke, prostori za opuštanje, mjesta za pozive putem Zooma", tvrdi South. Neka poduzeća zapošljavaju radnike zadužene za organizaciju prostora, koji ostalim zaposlenicima pomažu da se snađu u novom prostoru i odgovaraju na pitanja poput, "Gdje je pisač?" ili "Kako se šalje faks?" Čak i male prilagodbe puno znače. "Neka uredski prostor bude šaren; nabavite lijepe lončanice i slike", savjetuje Marshall.

Nabavite bolje stolove

Ako ste si kod kuće uredili uredski prostor s tri ekrana, naslonjačem za čitanje i prostranim stolom s obiteljskim fotografijama, dolazak na posao u ured gdje ćete morati sjediti za dosadnim stolom na stolcu koji nikom ne odgovara neće vam se dopasti. "Dobro je nabaviti potpuno podesivu opremu i pobrinuti se da se svi znaju njome služiti", kaže Marshall. Razmislite o nabavi podesivih stolova, stolaca s potporom za križa i fleksibilnih ekrana s prilagodljivom svjetlinom. Ako ste ambiciozni i imate puno novca, pogledajte dijeljene stolove u Googleu. Oni omogućavaju automatsku prilagodbu visine, temperature i nagiba zaslona prema spremljenim postavkama kad se korisnik prijavi u sustav.

Nemojte isključiti iznimke

Možda bi bilo dobro osigurati osobni prostor djelatnicima u odjelu za ljudske resurse ili voditeljima odjela čiji se posao sastoji od razgovora licem u lice. Čak i ako imate najbolje uredske stolce i odličan sustav za rezerviranje, neki poslovi jednostavno nisu pogodni za dijeljenje radnog prostora. "Radim kao medicinska sestra na odjelu medicine rada i bilo bi mi stvarno teško raditi u dijeljenom radnom prostoru", zaključuje Marshall.

Organizacija uspješnih hibridnih sastanaka

Iz sraza rada od kuće i pritiska za povratak u urede nakon završetka pandemije rođen je novi, hibridni način sastanaka. Stvoren je kako bi se ljudi koji se uključuju putem Zooma ili Teamsa mogli sastati s kolegama koji su fizički prisutni u konferencijskoj prostoriji na poslu. Ni voditelji ni sudionici takvih sastanka još ne razumiju tu novu kreaciju. "Osobe koje sastancima sudjeluju na daljinu osjećaju se donekle marginaliziranima", kaže Steven Rogelberg, profesor organizacijske znanosti na Sveučilištu Sjeverne Karoline u Charlotteu i autor nove knjige Glad We Met: The Art and Science of 1:1 Meetings.

Prisjeća se nepovjerenja prema sastancima na daljinu koje je vladalo prije nego što su takvi sastanci postali poslovna svakodnevica u vrijeme pandemije. Trenutačno vlada isto takvo nepovjerenje prema hibridnim sastancima. Sve se svodi na "organizaciju sastanka tako da svi ravnopravno sudjeluju", kaže Anita Woolley, profesorica organizacijskog ponašanja na Sveučilištu Carnegie Mellon. Međutim, teško je postići ravnotežu između fizičkih i virtualnih sudionika, pogotovo kad se uzme u obzir činjenica da pravila o povratku u ured ne vrijede jednako za sve zaposlenike. Pitali smo stručnjake za savjete koji mogu pomoći voditeljima i zaposlenicima da se prilagode hibridnom načinu rada.

Bloomberg

Hibridni sastanci: da ili ne?

Ako dvojite između sastanaka na daljinu i hibridnog oblika sastanaka, stručnjaci smatraju da su sastanci na daljinu bolji izbor – čak i ako to znači da ćete se javiti na videopoziv iz ureda. "Virtualni sastanci su inherentno demokratičniji", kaže Rogelberg, pri čemu navodi mogućnosti poput digitalne ploče za pisanje, mehanizama glasanja i izostanak psihološkog učinka zbog kojeg obično pridajemo veću važnost osobama koje sjede "na čelu stola". Ako su u uredu samo članovi višeg rukovodstva dok obični radnici rade za kuhinjskih stolom – ili obratno, to može dovesti do "jačanja negativne društvene dinamike", kaže Woolley. No, ako su hibridni sastanci jedina mogućnost, nema razloga za brigu – postoje načini da i oni budu učinkoviti. "Voditelj se jednostavno mora pobrinuti i za sudionike koji fizički prisustvuju sastanku i za one koji su prikazani na ekranu", kaže Maureen Taylor, suosnivačica poduzeća za komunikaciju SNP.

Što je neophodno za hibridni sastanak?

Kako bi se osiguralo sudjelovanje osoba koje sudjeluju na daljinu, dobro je imati voditelja sastanka koji će ih pitati za prijedloge, rješavati tehničke poteškoće i čitati poruke naglas. Ako su hibridni sastanci važan dio dinamike rada, potrebno je uložiti u tehnologiju kao što su kamera za konferencije od 360 stupnjeva, kvalitetni zvučnici i višesmjerni mikrofoni kako bi sudionici jasno vidjeli i čuli jedni druge. Prema istraživanju objavljenom u časopisu Basic and Applied Social Psychology, samostalno razmišljanje dokazano je učinkovitije od grupnog brainstorminga pa je dobro predvidjeti pauze u kojima će se sudionici moći usredotočiti na pitanje o kojem se raspravlja. Još jedan savjet za održavanje fokusa: "Veliki sam obožavatelj organiziranja dnevnog reda u obliku skupa pitanja na koje treba naći odgovor, a ne tema o kojima treba raspravljati", kaže Rogelberg.

Treba li preurediti konferencijsku prostoriju?

Zastarjeli uredski prostori vjerojatno će pokvariti feng shui vašeg hibridnog sastanka. Konferencijske sobe moraju omogućiti sudionicima koji sudjeluju putem videopoziva da vide i budu viđeni kako bi se osjećali uključenima. Ako želite manje praznih sjedala i bolju akustiku, odaberite prostoriju za sastanke manjih dimenzija. Tradicionalni okrugli stol zamijenite stolom u oblikom potkove, prostorijom u obliku kazališne dvorane ili slično kako biste proširili vidno polje virtualnih sudionika. "Vrlo je lako zaboraviti na radnike na daljinu ako oni nisu emocionalno uključeni", kaže Gleb Tsipursky, voditelj konzultantskog poduzeća Disaster Avoidance Experts iz Columbusa, Ohio. Strateško osvjetljenje može naglasiti reakcije i govor tijela govornika, što pridonosi lakšem razumijevanju i boljoj suradnji.

Kako uključiti one koji ne sudjeluju?

Bavljenje drugim stvarima tijekom videokonferencija – a da nas pritom ne uhvate na djelu – postalo je svojevrstan olimpijski sport. Često je teško procijeniti prati li vas vaša publika (iako vam isključena kamera sama po sebi dosta toga govori), a još teže znati kako im privući pažnju. Taylor ima strogo pravilo: kamera mora biti uključena u svakom trenutku. "Ako dolazite na sastanak, uključite kameru da se zna da ste prisutni", kaže Taylor. Taylor preporučuje tehniku kojom se povećava angažman sudionika, a da se oni pritom ne osjećaju prozvano: oslovite zaposlenika imenom, pružite mu kontekst, a zatim postavite pitanje. Potvrdite sa sudionicima trebaju li stvarno prisustvovati sastanku kako biste isključili sudionike koji će se pojaviti, a neće sudjelovati i osigurali da ljudi koji ne trebaju biti na sastanku ne gube vrijeme.

Kako se riješiti smetnji kod kuće?

Lajanje psa, građevinski radovi, vrištanje djeteta – čini se da buka samo čeka trenutak kad vam je uključen mikrofon. "Važno je ne sramiti se", kaže Taylor. Tehnički problemi sastavni su dio virtualnih sastanaka. Svi se s njima nosimo pa je dobro pobrinuti se da smanjite buku iz kućanstva – zatvorite prozore, sklonite djecu iz svojeg radnog prostora. No, najvažnije je ostati smiren. Ako isključite kameru koja vam prikazuje vlastito lice i zamaglite pozadinu, bit će vam lakše usredotočiti se na dnevni red umjesto na vlastitu lošu frizuru ili nered u spavaćoj sobi (ili oboje). Dobro je držati mobilni telefon izvan dohvata ruke i isključiti obavijesti. "Prebrodili smo pravu krizu. No i dalje rastemo, postajemo sve bolji u ovome", zaključuje Taylor.

Trenutno nema komentara za vijest. Ostavite prvi komentar...

Ostavi komentar