.webp){kind=icon}
Tehnološko preopterećenje. Bujanje IT-a. Aplikacije-priljepci. Problem ima mnogo imena, ali priča je ista: Zaposlenici su preplavljeni sve većim brojem specijaliziranih softvera koji uspješno osujećuju koncentraciju kroz radni dan.
Alati na radnom mjestu nikada nisu bili odviše popularni, ta tko voli ispunjavati izvješća o troškovima? No, kada je nastupila pandemija, virtualna komunikacija i digitalni programi za suradnju tvrtkama su postali ključni. Za onboarding novih zaposlenike bila je zadužena jedna aplikacija, za njihovo obučavanje druga, a za ispitivanje pak treća.
Kako je pandemija koronavirusa odmicala, zabrinutost oko pregorijevanja na poslu i rekordne stope otkaza potaknule su tvrtke da uvedu programe koji se brinu za mentalno stanje djelatnika i za njihov well-being. Radnici i timovi koji su otišli raditi na daljinu sa sobom su poveli i svoje omiljene alate. Zaredala se tako aplikacija za aplikacijom, svaka nepresušni izvor notifikacija, zagonetnih lozinki i protokola. No, za razliku od objava ujaka na Facebooku, njih nije tako lako utišati.
89 aplikacija
Koliko je stanje zapravo loše? Prema softverskoj tvrtki u oblaku Okti, kompanije su prošle godine koristile u prosjeku 89 različitih aplikacija, što je porast u odnosu na 58 aplikacija u 2015. godini. Kod velikih poslodavaca broj tih aplikacija popeo se sada na 187. Prema istraživanju proizvođača poslovnog softvera WalkMea koje je proveo među ljudima na višim upravljačkim pozicijama, gotovo 30 posto tih aplikacija nema nikakvu dodatnu vrijednost.
Nedavna studija koja je obuhvatila 20 timova kod tri velika poslodavca otkrila je da su se radnici svaki dan 1200 puta prebacivali između različitih aplikacija i internetskih stranica. To je nešto manje od četiri sata tjedno, odnosno oko pet tjedana godišnje provedenih u pritiskanju tipki Alt i Tab. Istraživači su to nazvali "porezom na prebacivanje", no među psiholozima je poznatiji kao "promjena konteksta", odnosno navika koja otežava fokusiranje i, s vremenom, stvara stres.
"U osnovi, način na koji radimo je sam po sebi distrakcija", rekao je Rohan Narayana Murty, osnivač i tehnološki direktor u Sorocou, koji koristi strojno učenje za mapiranje načina kako se posao obavlja i koji je na tu temu proveo istraživanje. "Cijeli dan neprekidno se prebacujemo između različitih aplikacija."
Aplikacije napadaju, broj aplikacija koje koriste velike tvrtke je u porastu
Frustracije tehnologijom potaknule su prošle godine u prosjeku 76 zaposlenika velikih tvrtki na otkaz, pokazalo je istraživanje WalkMea. "Ljudi imaju samo određenu razinu tolerancije i onda se jednostavno odlogiraju", rekao je Bob Ellis, globalni voditelj prakse za talente i organizaciju u Infosys Consultingu.
Scott Fingerhut, dugogodišnji direktor marketinga iz Silicijske doline, uvjerio se tijekom godina u to iz prve ruke. "Teško je", rekao je, "to što većina ljudi to ne vidi. Ne dobivate obavijest o izgaranju."
Aplikacije mogu zagušiti svako radno mjesto. Natacha Arboleda je frizerka u njujorškom lancu Fox & Jane salona. Tvrtka koristi jednu aplikaciju za zakazivanje sastanaka, drugu za razgovor stilista s uredskim osobljem, a treću za HR funkcije kao što su obračun plaća i zahtjevi za slobodne dane. Da stvari budu još gore, uprava je tri puta promijenila aplikaciju za ljudske resurse otkako je Arboleda tamo počela raditi.
Napad na produktivnost
"Ako nije pokvareno, nemojte popravljati", rekla je. Aplikacije mogu oduzimati puno vremena, pogotovo kada se odjavi s jedne, zaboravi lozinku i traži pomoć da se ona ponovno unese. Notifikacije o razgovorima su stalne, a posebno joj odvlače pažnju u slobodnim danima. Kad ih utiša, zaboravi ih ponovno uključiti, rekla je Arboleda.
Ako jedan frizerski salon zahtijeva više aplikacija, zamislite tvrtku za profesionalne usluge s desecima klijenata, svaki sa svojim preferiranim programima koje treba savladati. Steve Dinelli, koji vodi agenciju za digitalni marketing u Chicagu, kaže da je problem prezasićenosti aplikacijama naštetio produktivnosti njegove tvrtke.
"Uvijek se interno izmjenjuju poruke s pitanjima gdje su podaci namijenjeni različitim klijentima. Je li to u Google dokumentu? E-pošti? Dropboxu? Slacku? Moglo bi biti bilo gdje." I sretno u pokušaju uklanjanja aplikacija: "Klijenti će jednostavno pronaći nekoga tko će raditi onako kako oni žele."
Kombinacija radnih procesa
Preopterećenost tehnologijom čak utječe i na uređenje ureda, i to ne nužno na bolje. MillerKnoll, proizvođač namještaja koji stoji iza sveprisutne stolice Aeron, u posljednje vrijeme dobiva sve više zahtjeva za radnim stanicama koje podržavaju dva monitora umjesto jednog. Više aplikacija, više zaslona.
Koronavirus nije jedini katalizator promjena na radnom mjestu. U godinama prije pandemije, tvrtke su prelazile sa softverskih aplikacija "stare škole" na jeftinije aplikacije na oblaku poznate kao softver kao usluga (Software as a service - SaaS). SaaS tržištem vrijednim 247 milijardi dolara dominiraju tvrtke kao što su Salesforce, Oracle, SAP, Google i Microsoft čija usluga videokonferencije Teams sada ima više od 270 milijuna aktivnih korisnika. Usporedbe radi, 2019. godine imala je 20 milijuna korisnika.
Deposit Photos
Aplikacije u oblaku lako je izgraditi, kupiti i pokrenuti, što je dovelo do onoga što industrijski konzultant Creative Strategies naziva "kombinacijom radnih procesa".
Na primjer, zaposlenici bi radije obavljali videopozive preko Zooma, čiji se tržišni udio gotovo utrostručio od 2019. godine. Međutim, tijekom tih poziva oni također razgovaraju na Slacku i dijele dokumente koristeći Microsoftov Teams, koji je integriran s Wordom, PowerPointom i Excelom. Neke aplikacije koristi svega nekoliko zaposlenika, dok su druge popularne neko vrijeme, a zatim ih neke druge istisnu. Sjećate se Skypea? U anketi koju je proveo proizvođač softvera u oblaku Freshworks, više od polovice ispitanih IT stručnjaka izjavilo je da plaćaju SaaS rješenja koja njihovi IT timovi nikad ne koriste.
Horor priče
Tori Paulman kaže da se to događa svaki dan. Kao višoj direktorici analitičarki u Gartner grupi za tehnologiju iskustva zaposlenika, zadatak joj je za klijente procijeniti i preporučiti softver za radno mjesto. Taj bi im softver trebao olakšati posao, a ne ga otežati, što je u konzultantskom poslu poznato kao "IT strategija usmjerena na čovjeka". No, njezina je procjena da su ljudi trenutno jedva na periferiji, a još manje u središtu.
"Tehnologija je", rekla je, "prešla put od velikog pokretača do velikog kočničara." Ona pripovijeda horor priče u kojima zaposlenici moraju uključiti pet različitih aplikacija samo da bi započeli dan. Njezina hit priča je o tome kako je voditelj odjela za ljudske resurse izjavio da se zaposlenici osjećaju umorno od svih tih aplikacija i pitao postoji li aplikacija da se to popravi.
Nemojte se smijati. Često je jedini način da shvatite svu tu tehnologiju da, pogađate, dodate još tehnologije. Tvorci softvera za upravljanje projektima kao što su Asana, Atlassian i Monday.com obećavaju klijentima da korištenje njihovih platformi može povećati učinkovitost i smanjiti nered u aplikacijama. Zahvaljujući tome Seismic Software odustao je nedavno od nekoliko različitih programa kako bi konsolidirao rad s programom Monday. Iz tvrtke Seismic iz San Diega koja proizvodi softver za pomoć prodajnim timovima rekli su da tim potezom štede vrijeme i novac. No, tvrtka još uvijek koristi zasebne aplikacije za praćenje svojih poslovnih ciljeva te još jednu za anketiranje zaposlenika.
"Još uvijek postoje preklapanja u našim sustavima", rekla je Linda Ho, Seismicova glavna direktorica za ljudske resurse. Što je još gore, čak je i Ho, izvršna direktorica u softverskoj industriji, rekla da često nema mnogo razlike među aplikacijama. "U nekom trenutku sve počnu biti gotovo iste."
Drugi poslovni čelnici bacili su se na razvoj vlastitog softvera. Prasad Ramakrishnan, glavni službenik za informiranje u Freshworksu, rekao je da je nekoć imao više od 800 aplikacija unutar tvrtke s 1.300 zaposlenih. Sada ih je smanjio na nešto više od 200, a cilj mu je doći do 150. Tvrtka sada ima više od 5.000 zaposlenika. Uveli su jedno brzo rješenje. Naime, pravni, financijski i prodajni odjeli koristili su različite alate za upravljanje dokumentima i svatko je imao vlastite podatke za prijavu, što je bio veliki sigurnosni rizik. Sada svi koriste usluge Boxa, a četiri aplikacije za videokonferencije svedene su na jednu. Svakih nekoliko mjeseci sastaje se sa svojim IT i financijskim timom i pronalazi nove programe za uklanjanje. "To nije jednokratni projekt", rekao je.
Dobre namjere
Ipak, nemojte pustiti suzu za tim odbačenim proizvođačima aplikacija. Oni naporno rade na osmišljavanju potpuno novih aplikacija za radno okruženje. Baš poput Microsofta koji je osmislio Vivu, platformu usmjerenu na zaposlenike koja omogućuje anketiranje zaposlenika, učenje i praćenje kompanijskih ciljeva. Među deset milijuna korisnika te platforme su i zaposlenici Unilevera i PayPala, a svi oni se nadaju da će još jedna aplikacija učiniti razliku.
Nekoliko startupa ide i korak dalje pokušavajući zamijeniti Googleov Chrome i druge internetske preglednike koji podržavaju oglase. Jedna od njih, tvrtka Sidekick koju podupire titan rizičnog kapitala Kleiner Perkins, testira beta verziju preglednika usmjerenog na poslovanje koji radnicima omogućuje brzo kretanje između aplikacija i jednostavno pronalaženje dokumenata ili internetskih stranica. "Chrome se nikada neće razviti u nešto što je napravljeno za rad, zato imate tisuće otvorenih kartica cijeli dan", rekao je glavni izvršni direktor i suosnivač Sidekicka Dmitry Pushkarev. "Naša je ideja bila izgraditi puno bolje radno okruženje koje nije utemeljeno na umoru."
Ipak, često nije jasno prave li novi pristupi dodatan nered ili ga smanjuju. "Svi misle da će kupnja novog alata pomoći u rješavanju problema", ističe Ho, šefica odjela za ljudske resurse. "Sve se ovo događa u najboljoj namjeri."
I to je srž problema, rekao je marketingaš Fingerhut: "To znači smrt za 1.000 dobrih namjera."
