Emotikon koji prikazuje palac prema gore👍, jedno "može" s uskličnikom i za kraj jedan "Pozz". Tako izgleda sasvim prosječna poruka kakve se svakog dana razmjenjuju na platformama za dopisivanje kao što su WhatsApp, Telegram ili Viber. No, može li takva poruka proći u poslovnoj komunikaciji? Kako poslovno komunicirati i koja su ponašanja prihvatljiva, a koja posve nepoželjna u poslovnom svijetu, objasnile su za Bloomberg Adriju vlasnica tvrtke EvenTina za edukaciju o organiziranju poslovnih i privatnih svečanosti Tina Tödtling i predsjednica Uprave Zagrebačke burze Ivana Gažić.
Tema bontona nekako je izlizana, svi smatraju da sve znaju, ali kao što je ustanovio Dobriša Cesarić "ko zna, ah, niko, niko ništa ne zna. Krhko je znanje!" Čak i oni koji su davno savladali "bečku školu" imaju nedoumica kako se ponijeti u vrlom novom svijetu koji ih stavlja u neke posve nove okolnosti. A, mnogi su na svojoj koži iskusili kako sitne nespretnosti koje proizlaze iz neznanja i neiskustva mogu prerasti u velike neugode.
Napravili smo vodič kako izbjeći najškakljivije situacije.
Kako komunicirati porukama
"Prvi dogovori, sastanci, pozivi zahtijevaju formalnu komunikaciju, putem tajnica, voditelja ureda, manje izravno. U takvoj komunikaciji nisu dopuštene šale, smajlići i slično bez obzira komuniciramo li e-poštom umjesto dopisom. Nije po pravilima ni koristiti P.S. u formalnoj komunikaciji e-poštom. Smajlići su dopušteni u komunikaciji između kolega, u neformalnoj, prijateljskoj komunikaciji", ističe Tödtling koja je provela dvadeset godina u zagrebačkom Uredu predsjednika brinući se o protokolu.
Čak ni kada se suradnja produbi, a kontakti postanu češći i provode se SMS porukama ili porukama preko aplikacija za dopisivanje, smajlići nisu dobrodošli. Takva brža, neformalna komunikacija koja nastupi nakon upoznavanja prigodna je, tumači Tödtling, samo za neke kratke dogovore i prenošenje kratkih informacija.
Teško je, ali treba se suzdržati, emotikonima jednostavno nije mjesto u poslovnoj komunikaciji. Foto: Deposit Photos
"Ne smije se zaboraviti da se pisana kratka poruka možda može i krivo protumačiti," napominje stručnjakinja za protokol. No, činjenica je da su novi načini komunikacije ušli u sve pore društva pa i u diplomaciju, gdje je komunikacija nekoć tekla isključio pisanim putem, note verbale, ili su poruke prenosili kolege veleposlanici iz jednoga u drugi ured. "Bilo je tako i kod prve i svake sljedeće komunikacije. Danas i državnici između sebe komuniciraju izravno mobitelima, a i razmjenjivanjem poruka. Jednostavno napredak u tehnologiji pomiče i te granice."
Kako dogovoriti sastanak
Iako je nikad lakše posegnuti za mobitelom, na društvenoj mreži pronaći osobu s kojom bi voljeli sjesti i popričati, taj najkraći put, nije i najmudriji. Dobri, stari bonton nalaže da sastanak, ako se sudionici ne poznaju, dogovara dopisom, e-poštom, preko zajedničkog poznanika, tajnice, šefa ureda. "Svakako službenijom pisanom komunikacijom, i svatko sa svojom razinom komunicira", kaže Tödtling.
Čelnica Zagrebačke burze nadodaje da dogovaranje sastanaka ovisi o tome s kime se susret dogovara. "Ako se radi o regulatornim institucijama ili organizacijama, uvijek se ide s formalnim pristupom. Novi komunikacijski kanali otvorili su i nove mogućnosti za manje formalnu komunikaciju pa često dobivamo razne upite, ponude ili zamolbe za sastankom i putem platformi poput LinkedIna. Nije to ništa neuobičajeno, iako je vremenski zahtjevno pratiti toliki broj komunikacijskih kanala", ističe Gažić, koja napominje da Zagrebačka burza ipak, ako neki zahtjev traži formalniji pristup, upućuje tvrtke ili pojedince da im se jave službenim kanalima.
Svi su u regiji baštinili zapadnjačke uzuse poslovne komunikacije, navodi predsjednica Uprave Zagrebačke burze Ivana Gažić. Foto: Saša Četković
U novoj paradigmi komunikacije, navodi, pomalo se brišu hijerarhijske granice pa ponekad izostaje komunikacijska linija direktor-direktor, tajnica-tajnica. To otvara prostor i "smajlićima", ali poručuje da velika "šaljivost" nije poželjna jer se brzo mogu prijeći neke granice, što, kako kaže, ne doprinosi kvaliteti poslovnog kontakta. "U dilemi kako pristupiti, osobno bih se uvijek radije odlučila za formalniji nego manje formalan pristup. Što ne znači da komunikacija mora biti uštogljena i kruta, ali neki uzusi pristojnosti i poslovnog bontona ipak bi morali biti prisutni", rekla je Gažić.
Prostor, vrijeme i moda
Dogovaranje sastanka tek je prvi korak, niz potencijalnih flopova tek slijedi. Zaglušujući prostori, pogrešni modni odabiri, loša procjena vremena, samo su neki od njih. Sastanak se organizira u prostorijama u tvrtki, to je najpoželjnije, ako nema takve mogućnosti unajmljuje se dvorana koju birate prema broju sudionika, vrsti sastanka i slično, savjetuje Tödtling.
Dodaje da se na sastanak ne smije kasniti, ali ni doći prerano. Tijekom ljeta, u redu je uraniti desetak minuta, a tijekom zime i 15-ak minuta kako bi se raskomotili, skinuli kaput i bili spremni na vrijeme započeti sastanak. Kad smo kod odjeće, u obzir dolaze odijelo, kostim ili dnevna haljina. Bitno je da je odjeća uredna te da pristaje po veličini, da nije ni prekratka ni preduga, a ni preuska.
Ako je na pozivu naveden dress code, treba ga slijediti. U slučaju da niste sigurni, provjerite s domaćinom. To je uvijek bolja opcija nego pogrešno samostalno odlučiti, upozorava Tina Tödtling koja je provela dvadeset godina u zagrebačkom Uredu predsjednika brinući se o protokolu. Foto: Siniša Sunara
"Kašnjenje se ne tolerira ni u kojem kontekstu, to je dio opće, a ne samo poslovne kulture i znak je poštovanja prema sugovorniku i njegovom vremenu i angažmanu. Manje formalno odijevanje prolazi kad su u pitanju neformalne prigode ili pak startup industrija. Iako, smatram da je uvijek bolje biti "overdressed" nego "underdressed"", nadovezuje se Gažić.
Tko pije, tko plaća
Poslovni sastanak može se organizirati i u obliku radnog ručka ili večere. Iako se sastanak vani doima opuštenije nego u četiri zida uredskih prostora, i on sa sobom nosi mnogo zamki – tko će platiti, koliko dugo okolišati i kada je u redu početi razgovarati o poslu.
Na onome tko poziva na poslovni ručak ili večeru je da odabere restoran, prvi dođe na lokaciju i da plati ceh, kaže Tödtling bez puno promišljanja. No, dodaje da o nekoliko čimbenika ovisi to kada krenuti u razgovor. "Ručak je formalniji od večere, neke kulture to rade neformalno i "iz daleka", ali ako je domaćin pozvao na radni ručak s određenom temom i otvorit će temu u nekom trenutku. Ne na samom početku, ali neće dugo ni čekati, ipak je radni ručak. Znači, čekati domaćina da pokrene temu", poručuje Tödtling, autorica knjige Protokol događanja u praksi - Uspješna organizacija u poslovanju i diplomaciji.
Na onome tko poziva na poslovni ručak ili večeru je da odabere restoran, prvi dođe na lokaciju i da plati ceh Foto: Deposit Photos
S druge strane, poslovna večera znači da se razgovor možda uopće neće doticati posla. Često je to prigoda da se proslova zaključeni posao, tada će se kratko nazdraviti tom postignuću, a ostatak večere proći će u prijateljskom i opuštenom tonu.
Što nikako ne raditi
Neki potezi mogu beskrajno uvrijediti ili, u boljem slučaju, samo odbiti poslovne partnere. Samoinicijativni prelazak na "ti" dio je recepta za takvu katastrofu. Ostaviti loš dojam može se i odmah prilikom rukovanja, ako osobi s kojom se pozdravljate ili upoznajete "uvaljate beživotnu ribu" umjesto da mu čvrsto i srdačno stisnete ruku, a pritom ga gledate u oči. Traži se visoka doza ljubaznosti i sofisticirana energičnost.
Kad se predstavljate, to nikako nije trenutak za egoizam, predstavite odmah i suradnike ako su prisutni. Tijekom sastanka mobitel neka ostane tih i miran kao bubica u torbi ili u džepu. Dok razgovarate ne dotičite se tema kao što su politika, sport i vjera, a ruke neka budu na stolu, samo bez naslanjanja na laktove. Ne upadajte u riječ, ne budite preglasni, nemojte pojesti sve bombončiće iz ukrasne zdjelice, ne iskazujte dosadu cupkanjem nogu ispod stola.
Dok razgovarate ne dotičite se tema kao što su politika, sport i vjera. Foto: Deposit Photos
Gažić podsjeća da opća pravila uljuđenog ponašanja i bontona vrijede i u poslovnom svijetu. Važno je poštovati svoje i tuđe vrijeme, ali i poziciju. Odijevanje, osjećaj za prigodu, socijalna inteligencija također su važni jer nas predstavljaju u svakom smislu, dodaje.
Naravno, ovo je područje koje zove na još. Na mnogo načina može se iskazati nepoštivanje sugovornika, dovoljno se zadubiti u pametni telefon i odgovarati na poruke. Tako se sugovorniku daje do znanja da vam nije stalo, a ni interesantno ono o čemu se priča. To su pasivni načini, a mnogo je i onih malo dinamičnijih kao što su neslušanje, upadanje u riječ, nepoštivanje pravila komunikacije i nekih kulturoloških običaja zemlje iz koje dolazi sugovornik, kaže Tödtling te podsjeća da prazna obećanja brzo dovode do prekida suradnje.
Evo nije teško, samo ne treba zaboraviti manire koje se uče u dječjem vrtiću i tome dodati još poneki detalj koji je donijelo novo doba.
.webp){kind=icon}
