Beskorisni sastanci: koliko stoje, zašto postoje, što reći i kako ih izbjeći

Prije nego što je koncept brisanog prostora zaživio u uredskim prostorima diljem svijeta, uz uvjeravanja ustreptalih kadrovika da se tako potiče suradnja među zaposlenima, a s prešutnom podrškom menadžera jer je to značilo jeftinije opremanje prostora, mjesto na kojima su se brusile nove, a tupile stare ideje i strategije bili su sastanci. I koliko god se možda maštalo o tome da bi otvoreni uredski prostori mogli značiti kraj sastančenja, jer čemu se odvajati u zasebne grupice ako svi međusobno otvoreno surađuju sve vrijeme, sastanci se i dalje nalaze u inventuri svake kompanije. Nije im presudila čak ni nedavna pandemija koja ih je tek preselila u virtualnu sferu.

Kao dio poslovne kulture sastanci su vjerojatno postojaniji od kravate. Svatko tko je barem jednom bio na nekom uredskom sastanku bez izlike će se složiti kako ih ima i korisnih i beskorisnih. I tu se ne radi samo o ispraznom osjećaju, već i prilično čvrstoj činjenici, što pokazuje nekoliko istraživanja. Jedno od njih proveli su tvrtka Otter.ai i američki profesor Steven Rogelberg, a pokazalo je kako postoji i vrlo bitna novčana strana priče.

Otter.ai je kompanija koja se primarno bavi razvojem softvera za transkripciju zvukovnih zapisa, što uključuje i snimke sastanaka. Ranije ove godine lansirali su digitalnog asistenta koji može proći kroz zapisnike s prijašnjih sastanaka i uz pomoć umjetne inteligencije odgovoriti na pitanja o tome što se u njima nalazi.

Steven Rogelberg je organizacijski psiholog i profesor organizacijskih znanosti na Sveučilištu Sjeverne Karoline u Charlotteu. Smatraju ga jednim od vodećih svjetskih stručnjaka za sastanke, dobitnik je nagrade Humboldt za svoja istraživanja o sastancima i autor je knjige The Surprising Science of Meetings.

Njihovo zajedničko istraživanje s temom "Trošak beskorisnog sastančenja" pokazalo je, između ostalog, kako američke kompanije bacaju čak 25 tisuća dolara godišnje po zaposleniku na "beskorisno" sastančenje. Za srednje i veće kompanije trošak se penje na milijune dolara.

Rogelberg i Otter.ai svoje zaključke temelje na anketi 600-tinjak zaposlenika sa svih organizacijskih razina i svih profesija iz više od 20 gospodarskih sektora. Istraživanje je dalo vrlo interesantan uvid u korporativnu politiku, pa tako otkriva kako visokopozicionirani profesionalci na sastancima provedu oko trećine svojeg radnog vremena. Tvrde da bi rado odbili 31 posto poziva na sastanke, a zapravo ih odbiju tek 14 posto, "vjerojatno radi poštivanja organizacijskih normi".

Konkretnije, anketirani su u prosjeku imali 17,7 različitih sastanaka tjedno, na što su trošili 18 radnih sati. Očekivano, oni s nešto nižih organizacijskih razina su ih imali nešto manje, dok su menadžeri koji nadgledaju barem četvero podređenih imali čak 21,3 sastanka tjedno i na to u prosjeku trošili 22,2 radna sata.

Od spomenutih 17,7 sastanaka, ispitanici su odgovorili kako je tek 11,8 njih bilo važno, dok su u prosjeku njih 5,3 mogli preskočiti dok god su mogli biti u tijeku s onim o čemu se na sastancima pričalo. Broj sastanaka koje su mogli preskočiti se kod menadžera penje na 6,5, odnosno ukupno 7,5 radnih sati.

U anketi je čak 46 posto anketiranih odgovorilo kako se slaže s tvrdnjom da imaju "previše nepotrebnih sastanaka u kalendaru", dok je suprotno tvrdilo 31 posto anektiranih. Istovremeno, 53 posto ispitanika je potvrdilo kako drže da moraju biti na sastancima na koje su pozvani čak i ako nisu nužno potrebni na njima.

U prilog beskorisnosti sastanaka ide i istraživanje koje je provela tvrtka Atlassian. Američko-australska korporacija razvija proizvode koje u svojem radu koriste programeri softvera i projektni menadžeri, a pet tisuća ispitanika u njihovoj anketi izjavilo je kako su sastanci neefikasni u 72 posto slučajeva. Barem dvije trećine anketiranih u toj anketi je odgovorilo kako sastanci ne postižu ciljeve povezivanja s kolegama, razmjenjivanja novih ideja, zajedničkog donošenja odluka i postavljanja jasnih ciljeva.

Prema tvrdnjama anketiranih iz istraživanja Otter.ai-ja i profesora Rogelberga, oko 30 posto sastanaka bi se moglo propustiti dok god se ostane u toku sa zaključcima, odnosno onim o čemu se raspravljalo. Tip sastanka za koje najčešće drže da bi ih mogli preskočiti su oni koje vode čelnici drugih odjela. Anketirani drže da bi mogli preskočiti 41 posto takvih sastanaka dok god su u tijeku s odlukama.

Virtualna sfera

Oko trećine sastanaka koje vode njihovi kolege ili njihovi podređeni bi se također moglo izbjeći, saznaje se iz istraživanja, kao i četvrtina sastanka koje vode njihov šef ili šef njihovog šefa. Sastanke s klijentima bespotrebnima smatra petina zaposlenih.

Pandemija je dobar dio sastanaka otjerala u virtualnu sferu, no to je samo dodatno pokazalo koliko sastančenje može biti iscrpljujuće. Za početak, istraživanje znanstvenika sa Sveučilišta Yale te londonskog University Collegea pokazalo je kako gledanje nečijeg lica na kompjuterskom ekranu rezultira u nižoj moždanoj aktivnosti i emotivnoj reakciji nego susret s tom osobom uživo.

Sedamdeset posto ispitanika iz Rogelbergove ankete izjavilo je kako su "pratili" virtualni sastanak i istovremeno radili nešto drugo, a nešto manje od polovice ih je "pratilo" sastanak s isključenim tonom ili slikom. Na pitanje zašto su isključivali ton ili sliku odgovarali su da su to radili kako bi istovremeno mogli raditi nešto drugo.

Korporativna kultura visoka je stepenica na putu k manje sastanaka. Nešto manje od polovice anketiranih izjavilo je kako ne odbijaju pozive na sastanke jer ne žele uvrijediti onoga koji organizira sastanak. Njih 45 posto je izjavilo i kako ne vole odbijati sastanke jer bi njihovi kolege mislili da nisu predani poslu, a 39 posto ih kaže kako ne odbijaju pozive na sastanak jer bi ih smetalo gnjaviti svoje kolege kako bi im rekli o čemu je na sastanku bilo riječi. Najmanje problema s odbijanjem poziva na sastanak imaju ako u isto vrijeme imaju već dogovoreno nešto drugo, kao i ako je njihov šef kazao da to smiju napraviti.

Uvjeti odbijanja

U anketi se ispitanike pitalo jesu li s nadređenima ikada razgovarali o uvjetima pod kojima mogu odbiti poziv na sastanak. Odgovor je dalo oko petine ispitanika, a četiri najčešća razloga za odbijanje su bila ako im je menadžer rekao neka sami odluče o tome koji su im sastanci važni i na kojima bi njihova prisutnost bila važna, ako zaostaju s ispunjavanjem zadataka i kad bi im sastanak bio od tek marginalne koristi, ako je tema bila irelevantna za njih i ako je netko od kolega prisutan na sastanku, pa može s ostalima podijeliti o čemu je bilo riječi.

Beskorisni sastanci imaju i svoj konkretan trošak. Za početak, 86 posto anketiranih iz Rogelbergove ankete tvrdi kako rade efikasnije kad ih se u duljem razdoblju ne prekida. Samo pet posto ih tvrdi suprotno. Njih 84 posto je također odgovorilo kako bi se njihova produktivnost povećala kad bi mogli preskočiti nepotrebne sastanke, a 70 posto njih je uvjereno i kako bi se time povećalo i njihovo zadovoljstvo na radnom mjestu. Dvije trećine anketiranih je odgovorilo i kako bi jače zapeli na poslu kad bi mogli preskočiti nepotrebne sastanke.

Trošak vremena na sastancima mjeri se i u novcu | Depositphotos

 

Rogelberg i Otter.ai su beskorisne sastanke pretvorili i u čvrstu valutu. Medijalna plaća anketiranih je bila 185 tisuća dolara godišnje, a na temelju odgovora o radnom vremenu provedenom na sastancima procjenjuju kako prosječna kompanija godišnje na sastanke po zaposleniku investira nešto više od 80 tisuća dolara. Ako se u računicu ubaci vrijeme koje se smatra bespotrebno provedenim na sastancima dolazi se do 25 tisuća dolara bačenog novca po zaposlenom.

U kompaniji s pet tisuća zaposlenih ta brojka doseže oko sto milijuna dolara, navodi se u istraživanju. Naravno, radi se o uslužnim kompanijama gdje su prosječne plaće dosta više u odnosu na ostatak ekonomije.

Hrvatska i američka korporativna kultura nisu jednake, ali nisu baš niti potpuno različite, stoga smo pokušali aproksimirati koliko bi se na bespotrebno sastančenje troši kod nas. Za početak, medijalna plaća u Sjedinjenim Američkim Državama u 2023. godini bila je oko 48 tisuća dolara, što znači da su u Rogelbergovoj anketi sudjelovali oni koji su imali približno četiri puta više plaće.

Bacanje novca

Američke korporacije poznate su po tome da je razlika u dohocima između menadžera i prosječnih radnika prilično velika, odnosno veća nego u drugim državama. Stoga ćemo za hrvatski primjer pretpostaviti da bi u anketi u Hrvatskoj bili oni koji zarađuju tri puta više od prosječnih radnika. Medijalna plaća za cijelu Hrvatsku prošle je godine iznosila 16 tisuća eura, što znači da bi anketirani zarađivali 48 tisuća eura godišnje.

Sukladno podacima iz istraživanja, ako američke korporacije u kojima rade anketirani u prosjeku troše 25 tisuća dolara godišnje po zaposlenome na nepotrebno sastančenje, dolazimo do toga da je u Hrvatskoj to oko 6,5 tisuća eura. Za tvrtku s pedesetak zaposlenih to je više od 300 tisuća eura.

Brojka je, naravno, samo ilustrativna gruba procjena i stvarna ušteda bi ovisila o puno dodatnih parametara. Ipak vjerujemo kako svatko tko čita ovaj članak može posvjedočiti kako beskorisni sastanci postoje u svim korporacijama, u svim državama.

Istraživanje nudi i nekoliko rješenja koja bi zaposlenicima omogućila sudjelovanje na manje sastanaka. Prva strategija je mijenjati organizacijsku kulturu kako bi odbijanje poziva na sastanke bilo prihvatljivije. To bi bilo najbolje provoditi s trima alatima: poticati otvorenu komunikaciju između menadžera i njihovih podređenih, stvoriti formalne smjernice ili dozvole za odbijanje poziva na sastanke te potaknuti lidere na davanje primjera, odnosno na smanjivanje očekivanja o prisustvu zaposlenika na sastancima koje organiziraju, kao i njihovo osobno odbijanje poziva na sastanke.

Strategije za poboljšanje

Druga strategija bilo bi dijeljenje kvalitetnih zapisnika sa sastanka u normalnom roku. Drugim riječima, dio anketiranih tvrdi kako bi lakše odbijali pozive na sastanke kad bi mogli biti sigurni da će na vrijeme dobiti kvalitetan sažetak.

Treća vrsta rješenja bilo bi pozivanje zaposlenika samo na dio sastanka koji je za njih važan. Oko 88 posto anketiranih je kazalo kako su barem jednom bili pozvani samo na dio sastanka koji je za njih bio važan, a čak 70 posto njih tvrdi da je takva praksa za njih bila efikasna, vrlo efikasna ili ekstremno efikasna.

Koja god od tih strategija se primijenila, nema sumnje kako bi svaka tvrtka mogla uštedjeti novac kad bi izdvojila nešto vremena za razvoj strategije upravljanja sastancima i identifikaciju tko bi stvarno trebao biti na njima, a tko ne. No za to bi vjerojatno bio potreban novi sastanak. Ili tri.

Trenutno nema komentara za vijest. Ostavite prvi komentar...

Ostavi komentar